No puedes controlar el mercado, pero puedes tener un plan de operaciones que haga que la empresa funcione de manera más estable y llegue más lejos.
Escrito por: Emily Westerhold, socia de a16z crypto
Compilado por: Luffy, Foresight News
"Si no tienes un plan, estás destinado a fracasar." Benjamin Franklin no dijo esta frase específicamente para los fundadores de startups, pero se aplica muy bien a ellos. Los fundadores (especialmente los de la industria de criptomonedas) enfrentan muchas cosas que no pueden controlar: la volatilidad del mercado, el cambio constante de las políticas regulatorias y las altas expectativas externas.
Por eso, es especialmente importante centrarse en las cosas que puedes controlar, y aquí es donde entra en juego un plan operativo. Puede que un plan operativo no suene muy impresionante, pero es una de las herramientas más controlables y útiles que tienes en tus manos, capaz de ayudarte a convertir tu visión en un impulso hacia adelante, sin agotar los fondos ni desmoronar al equipo.
Desde un punto de vista conceptual, el plan operativo es bastante simple. Cubre todo lo que la empresa está haciendo: ¿Cuáles son las tareas? ¿Quién es responsable? ¿Qué objetivos se quieren alcanzar? ¿Cuál es el costo total? ¿Cómo se medirán los resultados? Sin embargo, las respuestas a estas preguntas pueden ser complejas, por lo que es crucial organizarlas en un solo plan.
Incluso si nunca has elaborado un plan operativo para una empresa, seguro que has hecho algo similar en tu vida personal. Por ejemplo, si deseas correr un maratón, necesitarás un plan de entrenamiento para organizar los meses de preparación previos a la carrera. ¿Cuánto correrás cada vez? ¿Cuándo aumentarás la distancia y cuánto? ¿Qué rutas elegirás? ¿Cómo descansarás y te recuperarás? ¿Qué harás si te lesionas? En el mundo empresarial, tu "día de maratón" puede ser el lanzamiento de un producto, una oferta pública inicial (OPI) u otro objetivo importante. Los principios son los mismos.
Pero no confundas el plan operativo con el plan estratégico. El plan estratégico es un esbozo macro de la empresa, es la visión que vendes a los inversores; mientras que el plan operativo es el plan de acción específico que pone en práctica la visión, convirtiendo el plan estratégico en detalles ejecutables que involucran personas, costos y cronogramas. Para construir una empresa saludable y vibrante, ambos tipos de planes son indispensables.
A continuación, profundizaremos en el contenido que debe incluir el plan de operaciones.
Elaborar un plan operativo
Primero, enfóquese en los cuatro elementos clave de la operación: personal (¿quién es responsable?), tiempo (¿cuándo se completará cada tarea?), costo (¿cuál es el presupuesto?) y métricas (¿cómo se evaluará el progreso?).
El plan de operaciones es un proceso en constante iteración, por lo que no es necesario obsesionarse con el borrador inicial. Hay muchas mejores prácticas a las que se puede recurr, varios marcos y costosos consultores que se pueden contratar. Pero el trabajo principal es aclarar quién está haciendo qué en la empresa; puedes escribirlo tú mismo y luego mejorarlo más tarde. Por ahora, solo asegúrate de que los objetivos operativos sean claros y ordenados durante un periodo de tiempo.
Es importante que tu plan incluya un equilibrio. Las empresas no pueden abarcarlo todo, por lo que el equilibrio es necesario. Además, este equilibrio debe ser difícil, lo que puede llevar al equipo de liderazgo a discutir extensamente sobre las direcciones clave y las no clave. No importa cuán exitosa sea la empresa, el equilibrio será un tema eterno, y las restricciones pueden impulsar decisiones más inteligentes.
Tres errores comunes
Al elaborar un plan de operaciones, hay tres errores comunes que deben tenerse en cuenta.
1. No seas demasiado optimista sobre la programación y los resultados esperados. La información está en constante cambio, por lo que tu plan necesita ser flexible y adaptable. Ten cuidado con diversas dependencias: por ejemplo, "tenemos que lanzar el producto A antes de poder lanzar el producto B", "necesitamos contratar a dos ingenieros para desarrollar esa nueva función", "con solo contratar a un vendedor, los ingresos pueden aumentar tanto".
Incluir este tipo de factores en el plan operativo puede ser atractivo, pero una vez que no se logra alcanzar un hito, las dependencias pueden generar problemas. Si tardar en contratar a esos dos ingenieros toma mucho tiempo, se puede enfrentar el riesgo de no cumplir con las fechas límite para el desarrollo de nuevas funciones. Por lo tanto, el plan operativo puede ser optimista, pero también debe ser realista. Es importante dejarse margen para ajustar el rumbo cuando las circunstancias cambian, sin olvidar ajustar la línea de tiempo correspondiente.
2. No intentes hacer demasiadas cosas a la vez. Los fundadores suelen tener muchas ideas sobre el negocio, pero el tiempo y los recursos son limitados; perseguir todas las ideas puede aumentar el consumo de fondos y dispersar la energía del equipo.
Por el contrario, es necesario organizar estratégicamente el orden de las actividades. Es decir, pensar en cómo diferentes oportunidades y capacidades pueden crear condiciones para otras oportunidades y capacidades. Tal vez el lanzamiento de un producto pueda atraer nuevos usuarios, lo que a su vez te daría la oportunidad de aprovechar a esos usuarios; o tal vez invertir en una tecnología puede abrir nuevas fuentes de ingresos. Es importante considerar cómo priorizar las actividades empresariales de manera razonable y cómo asignar el tiempo y los recursos en consecuencia.
Por supuesto, la realidad suele ser más compleja que el plan. Como fundador, eres el que mejor conoce una serie de oportunidades relacionadas con el producto. Es fácil que quieras aprovechar múltiples oportunidades, en parte porque puedes ver el enorme mercado detrás de cada oportunidad, y también porque el rendimiento del producto principal puede no estar a la altura de las expectativas o avanzar lentamente, por lo que deseas abrir múltiples caminos hacia el éxito. Pero la cruda realidad es que un pequeño equipo generalmente solo puede hacer una cosa muy bien. La distracción puede parecer tentadora, pero a menudo conduce a que las cosas más importantes no se ejecuten adecuadamente.
Para evaluar el enfoque de una empresa, se pueden hacer dos preguntas: ¿Cuál es la principal tarea actual de la empresa? ¿En qué pasan la mayor parte del tiempo los empleados? Si las respuestas son inconsistentes, puede haber un problema.
3. Las empresas necesitan indicadores de éxito medibles. Por muy excelente que sea tu plan de operaciones, a menos que puedas monitorear el estado operativo de la empresa, todo el plan podría convertirse en un discurso vacío. ¿Por qué? Porque si no sabes cómo medir el éxito, tampoco podrás medir (o incluso darte cuenta de) el fracaso, lo que significa que tendrás dificultades para enfrentar desafíos y contratiempos. Los indicadores de medición no tienen que ser complejos; incluso un indicador de estado en rojo / amarillo / verde puede ser efectivo, pero debes tener indicadores de medición.
Recuerda: lo que incentivas impulsa el comportamiento de las personas. Debes considerar cuidadosamente si tus métricas pueden llevar a los mejores resultados para el negocio. Por ejemplo, tal vez deberías vincular los incentivos de las personas con los resultados que generan, y no solo mirar cuántas horas han trabajado.
Puntos clave relacionados con el presupuesto
El presupuesto es una parte clave de cualquier plan operativo, y el plan operativo debe responder a la pregunta "¿Cuánto costará todo esto?" Por lo tanto, los fundadores deben conocer algunos consejos sobre presupuestos.
La mayor parte del gasto de la mayoría de las empresas se destina a los empleados. No siempre es así, pero es una regla empírica útil, especialmente porque los fundadores a veces subestiman el costo total de incorporar nuevos empleados. No solo se deben considerar los salarios, beneficios y contribuciones a la seguridad social, sino también el hardware, software, licencias, gastos de viaje y cualquier otro costo necesario para los empleados. Muchos gastos están directamente relacionados con el número de empleados, por lo que al elaborar el presupuesto, se debe modelar en función de esto.
Un aspecto relacionado es no olvidar planificar la equidad de la misma manera que se planifica el efectivo. La gestión de la equidad por sí sola podría dar lugar a un artículo separado, pero al elaborar un plan de contratación, también debes presupuestar la equidad relacionada que planeas otorgar. Si tu proyecto emite tokens a los empleados, el mismo principio se aplica. En resumen, es crucial tener un conjunto de principios de compensación claros y completos. Los errores cometidos en las primeras etapas tienden a amplificarse con el tiempo.
Distinguir entre costos fijos y costos variables para entender la flexibilidad del presupuesto. Necesitas saber qué partes del presupuesto se pueden ajustar y cuáles no. Supón que la próxima semana debes reducir un 30% de los costos, ¿sabes por dónde empezar? O supón que la empresa está creciendo y quieres aumentar la inversión, ¿sabes en qué áreas es razonable aumentar la inversión? Para las startups, esto puede ser un poco difícil, ya que hay menos variables. Pero cuanto más comprendas estos factores de ajuste del presupuesto, más fácil te resultará tomar decisiones.
Consejo adicional: negocie con los proveedores y prestadores de servicios siempre que sea posible, evitando firmar contratos a largo plazo para mantener la flexibilidad.
La planificación de escenarios es tu amiga. Cualquier presupuesto que elabores puede tener desviaciones, solo que la magnitud de la desviación varía. Incluso las empresas maduras son así, porque hay demasiados factores que un presupuesto no puede abarcar. Por lo tanto, no te aferres a un escenario ideal futuro para la empresa, sino utiliza la planificación de escenarios para enfrentar con calma las diversas posibilidades futuras, y asigna probabilidades y rangos de confianza correspondientes a cada escenario. ¿Qué factores podrían tomarte por sorpresa? ¿Qué cambios podrían alterar el modelo actual de la empresa? Por ejemplo, si enfrentas incertidumbre regulatoria, ¿cómo se vería la empresa bajo diferentes resultados regulatorios? Considera el presupuesto como una herramienta de aprendizaje y planificación, utilizada para discutir y aclarar diversas oportunidades e incertidumbres.
Las reservas de efectivo deben ser suficientes para mantener las operaciones durante al menos 6 meses. Los fundadores a menudo se ven sorprendidos por los problemas de consumo de efectivo. Supongamos que tu empresa tiene dos años de reservas de fondos, pero no tiene un plan operativo que guíe. Quizás para fin de año, te des cuenta de que has contratado a 5 personas de más y que el progreso del producto se ha retrasado 6 meses. De repente, tus fondos solo son suficientes para mantener las operaciones durante 6 meses. A menos que puedas monitorear bien el consumo de efectivo, tu energía se centrará completamente en la obtención de financiamiento o en la reducción de costos. Incluso si logras obtener nuevos fondos, completar la financiación puede llevar más tiempo del que esperas, y además incurrirás en costos legales. Sin mencionar que cuanto más cerca estés de agotar los fondos, menos poder de negociación tendrás.
La clave para evitar problemas de flujo de efectivo radica en controlar el presupuesto. Como fundador, no debes ignorar esta responsabilidad. Aunque puedes delegar el trabajo real a otros miembros del equipo, aún deberías comunicarte mensualmente para comparar el consumo de fondos esperado del mes con el consumo de fondos real. ¿Hay una diferencia significativa entre el consumo de fondos real y el consumo de fondos esperado? Si la hay, ¿qué necesita ser mejorado o ajustado? ¿Tu consideración de costos es incorrecta? ¿O es solo un problema puntual?
Para los fundadores, una herramienta útil es el "presupuesto base cero". Actualmente, muchas empresas basan su presupuesto para el próximo año en el presupuesto actual, ajustándolo en un 10%. Aunque este método es más simple que algunos otros, no favorece un análisis profundo de las necesidades actuales de la empresa. El presupuesto base cero requiere que empieces desde cero y consideres cuidadosamente los gastos reales de la empresa para el próximo año. Su ventaja es que debes encontrar una justificación razonable para cada gasto, en lugar de simplemente continuar con el presupuesto del año anterior. Esto te ayuda a dirigir el presupuesto de manera precisa hacia lo que la empresa realmente necesita en este momento.
En cuanto a la gestión de fondos, especialmente para los fundadores en el ámbito de las criptomonedas: es muy importante establecer una política de inversión que proporcione principios orientadores para la gestión de fondos. Aunque tu capacidad para asumir riesgos generalmente depende de la situación de tus reservas de capital, siempre debes recordar que la prioridad es preservar el capital.
¿En qué modelo de operación se encuentra tu empresa?
No hay un marco absolutamente correcto o mejor para elaborar un plan operativo. Cualquiera que elijas, siempre que te ayude a resolver los problemas centrales del plan: quién está haciendo qué, cuándo se completará, cuánto costará y cómo se medirá.
Sin embargo, antes de elegir un marco, debes determinar en qué tipo de modelo operativo te encuentras, ya que el modelo operativo determina tus prioridades. Puedes determinarlo a través de una serie de preguntas:
1, ¿Tu empresa todavía necesita financiamiento?
La respuesta probablemente sea "necesidad", porque la mayoría de las empresas que aceptaron financiamiento de riesgo en sus inicios volverán a buscar financiamiento, aunque hay algunas excepciones. Si tu empresa ya es rentable, eso es excelente. Aún necesitarás un plan operativo, pero el financiamiento puede no ser un factor limitante principal. Si aún no eres rentable, sigue revisando las preguntas a continuación.
2, ¿tus reservas de fondos pueden mantenerse por más de 12 meses?
La idea principal es que, si la reserva de fondos puede mantenerse durante más de 12 meses, es posible que el plan de este año no incluya financiamiento. Tal vez tus prioridades sean desarrollar un producto o formar un equipo. Pero si la reserva de fondos es inferior a 12 meses, el plan operativo debería incluir financiamiento, reducción de costos, búsqueda de socios estratégicos y oportunidades de inversión, o todo lo anterior. También es posible que necesites examinar detenidamente los gastos y buscar formas de mejorar.
3. ¿Qué objetivos necesitas alcanzar si necesitas financiamiento?
Debes tener claro qué hitos necesitas alcanzar para convencer a los inversores de participar en la próxima ronda de financiación. Los hitos adecuados dependen de la situación de la empresa y de la ronda de financiación que deseas realizar, por lo que es mejor discutirlo con tus inversores. Por ejemplo, puedes pensar que lanzar un producto te permitirá obtener más fondos, pero los inversores pueden querer ver primero la adecuación del producto al mercado.
A continuación, piensa en qué recursos se necesitan para alcanzar estos hitos. Mira qué personas necesitas contratar, así como qué otros pasos debes tomar y cuánto tiempo crees que va a llevar. Enumera estos costos en una hoja de cálculo, ¿tienes suficiente efectivo en tu cuenta bancaria para cubrir estas necesidades? Si no, considera qué variables puedes ajustar para lograr el equilibrio financiero. ¿Ayudaría ajustar el orden de las actividades? ¿Cambiar las prioridades actuales de la empresa?
Una vez que se hayan determinado los recursos, considere reclutar o invertir en esos recursos, ¿cuánto tiempo puede mantener su reserva de fondos? Luego pregúntese: ¿con la situación de efectivo actual de la empresa, es suficiente esta reserva de fondos? Si es suficiente, entonces tendrá una base sólida para desarrollar un plan operativo. Si no es suficiente, necesitará reevaluar la contratación, la inversión o las áreas clave y ajustar el plan de forma iterativa.
Por último, establezca algunos indicadores para monitorear el plan de operaciones, a fin de entender si el plan es efectivo. Es importante que el monitoreo tenga un período fijo y se realice de manera regular.
Plantilla de objetivos operativos
La siguiente hoja de trabajo puede ayudarte a esbozar tus objetivos operativos de manera preliminar. Una forma es determinar primero los objetivos anuales y luego retroceder para identificar las tareas que cada trimestre, cada departamento e incluso cada persona necesita completar. La clave es escribir las ideas, porque si intentas recordar todo el plan operativo en tu cabeza, es muy probable que se te pase algo por alto.
A continuación se presenta un ejemplo sencillo de un sistema de medición para rastrear el progreso de los objetivos. Con los indicadores rojo / amarillo / verde, puedes informar brevemente sobre los objetivos que van bien y los que son motivo de preocupación en la reunión semanal del equipo de liderazgo. En este ejemplo, podrías decir que no hay problemas en el área de productos, que hay un pequeño problema en marketing pero que no es preocupante, y que hay un problema grave en ingeniería que necesita ser discutido por el equipo para encontrar una solución. Claramente, este sistema no es complicado, y esa es la clave: encontrar una manera que permita monitorear el plan de operaciones y hacer responsables a los involucrados.
Es crucial elaborar un plan de operaciones empresarial, pero no es necesario obsesionarse. Debe centrarse en el contenido y no en la forma, asegurándose de poder responder algunas preguntas simples, como quién hace qué, cuándo se completa, cuánto cuesta y cómo se mide. Una vez que logre esto, tendrá una base para medir su rendimiento y podrá monitorear en cualquier momento si el progreso de la empresa se ajusta al plan.
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a16z Socio: No dejes que la empresa se desvíe, utiliza un plan operativo para asegurar el éxito
Escrito por: Emily Westerhold, socia de a16z crypto
Compilado por: Luffy, Foresight News
"Si no tienes un plan, estás destinado a fracasar." Benjamin Franklin no dijo esta frase específicamente para los fundadores de startups, pero se aplica muy bien a ellos. Los fundadores (especialmente los de la industria de criptomonedas) enfrentan muchas cosas que no pueden controlar: la volatilidad del mercado, el cambio constante de las políticas regulatorias y las altas expectativas externas.
Por eso, es especialmente importante centrarse en las cosas que puedes controlar, y aquí es donde entra en juego un plan operativo. Puede que un plan operativo no suene muy impresionante, pero es una de las herramientas más controlables y útiles que tienes en tus manos, capaz de ayudarte a convertir tu visión en un impulso hacia adelante, sin agotar los fondos ni desmoronar al equipo.
Desde un punto de vista conceptual, el plan operativo es bastante simple. Cubre todo lo que la empresa está haciendo: ¿Cuáles son las tareas? ¿Quién es responsable? ¿Qué objetivos se quieren alcanzar? ¿Cuál es el costo total? ¿Cómo se medirán los resultados? Sin embargo, las respuestas a estas preguntas pueden ser complejas, por lo que es crucial organizarlas en un solo plan.
Incluso si nunca has elaborado un plan operativo para una empresa, seguro que has hecho algo similar en tu vida personal. Por ejemplo, si deseas correr un maratón, necesitarás un plan de entrenamiento para organizar los meses de preparación previos a la carrera. ¿Cuánto correrás cada vez? ¿Cuándo aumentarás la distancia y cuánto? ¿Qué rutas elegirás? ¿Cómo descansarás y te recuperarás? ¿Qué harás si te lesionas? En el mundo empresarial, tu "día de maratón" puede ser el lanzamiento de un producto, una oferta pública inicial (OPI) u otro objetivo importante. Los principios son los mismos.
Pero no confundas el plan operativo con el plan estratégico. El plan estratégico es un esbozo macro de la empresa, es la visión que vendes a los inversores; mientras que el plan operativo es el plan de acción específico que pone en práctica la visión, convirtiendo el plan estratégico en detalles ejecutables que involucran personas, costos y cronogramas. Para construir una empresa saludable y vibrante, ambos tipos de planes son indispensables.
A continuación, profundizaremos en el contenido que debe incluir el plan de operaciones.
Elaborar un plan operativo
Primero, enfóquese en los cuatro elementos clave de la operación: personal (¿quién es responsable?), tiempo (¿cuándo se completará cada tarea?), costo (¿cuál es el presupuesto?) y métricas (¿cómo se evaluará el progreso?).
El plan de operaciones es un proceso en constante iteración, por lo que no es necesario obsesionarse con el borrador inicial. Hay muchas mejores prácticas a las que se puede recurr, varios marcos y costosos consultores que se pueden contratar. Pero el trabajo principal es aclarar quién está haciendo qué en la empresa; puedes escribirlo tú mismo y luego mejorarlo más tarde. Por ahora, solo asegúrate de que los objetivos operativos sean claros y ordenados durante un periodo de tiempo.
Es importante que tu plan incluya un equilibrio. Las empresas no pueden abarcarlo todo, por lo que el equilibrio es necesario. Además, este equilibrio debe ser difícil, lo que puede llevar al equipo de liderazgo a discutir extensamente sobre las direcciones clave y las no clave. No importa cuán exitosa sea la empresa, el equilibrio será un tema eterno, y las restricciones pueden impulsar decisiones más inteligentes.
Tres errores comunes
Al elaborar un plan de operaciones, hay tres errores comunes que deben tenerse en cuenta.
1. No seas demasiado optimista sobre la programación y los resultados esperados. La información está en constante cambio, por lo que tu plan necesita ser flexible y adaptable. Ten cuidado con diversas dependencias: por ejemplo, "tenemos que lanzar el producto A antes de poder lanzar el producto B", "necesitamos contratar a dos ingenieros para desarrollar esa nueva función", "con solo contratar a un vendedor, los ingresos pueden aumentar tanto".
Incluir este tipo de factores en el plan operativo puede ser atractivo, pero una vez que no se logra alcanzar un hito, las dependencias pueden generar problemas. Si tardar en contratar a esos dos ingenieros toma mucho tiempo, se puede enfrentar el riesgo de no cumplir con las fechas límite para el desarrollo de nuevas funciones. Por lo tanto, el plan operativo puede ser optimista, pero también debe ser realista. Es importante dejarse margen para ajustar el rumbo cuando las circunstancias cambian, sin olvidar ajustar la línea de tiempo correspondiente.
2. No intentes hacer demasiadas cosas a la vez. Los fundadores suelen tener muchas ideas sobre el negocio, pero el tiempo y los recursos son limitados; perseguir todas las ideas puede aumentar el consumo de fondos y dispersar la energía del equipo.
Por el contrario, es necesario organizar estratégicamente el orden de las actividades. Es decir, pensar en cómo diferentes oportunidades y capacidades pueden crear condiciones para otras oportunidades y capacidades. Tal vez el lanzamiento de un producto pueda atraer nuevos usuarios, lo que a su vez te daría la oportunidad de aprovechar a esos usuarios; o tal vez invertir en una tecnología puede abrir nuevas fuentes de ingresos. Es importante considerar cómo priorizar las actividades empresariales de manera razonable y cómo asignar el tiempo y los recursos en consecuencia.
Por supuesto, la realidad suele ser más compleja que el plan. Como fundador, eres el que mejor conoce una serie de oportunidades relacionadas con el producto. Es fácil que quieras aprovechar múltiples oportunidades, en parte porque puedes ver el enorme mercado detrás de cada oportunidad, y también porque el rendimiento del producto principal puede no estar a la altura de las expectativas o avanzar lentamente, por lo que deseas abrir múltiples caminos hacia el éxito. Pero la cruda realidad es que un pequeño equipo generalmente solo puede hacer una cosa muy bien. La distracción puede parecer tentadora, pero a menudo conduce a que las cosas más importantes no se ejecuten adecuadamente.
Para evaluar el enfoque de una empresa, se pueden hacer dos preguntas: ¿Cuál es la principal tarea actual de la empresa? ¿En qué pasan la mayor parte del tiempo los empleados? Si las respuestas son inconsistentes, puede haber un problema.
3. Las empresas necesitan indicadores de éxito medibles. Por muy excelente que sea tu plan de operaciones, a menos que puedas monitorear el estado operativo de la empresa, todo el plan podría convertirse en un discurso vacío. ¿Por qué? Porque si no sabes cómo medir el éxito, tampoco podrás medir (o incluso darte cuenta de) el fracaso, lo que significa que tendrás dificultades para enfrentar desafíos y contratiempos. Los indicadores de medición no tienen que ser complejos; incluso un indicador de estado en rojo / amarillo / verde puede ser efectivo, pero debes tener indicadores de medición.
Recuerda: lo que incentivas impulsa el comportamiento de las personas. Debes considerar cuidadosamente si tus métricas pueden llevar a los mejores resultados para el negocio. Por ejemplo, tal vez deberías vincular los incentivos de las personas con los resultados que generan, y no solo mirar cuántas horas han trabajado.
Puntos clave relacionados con el presupuesto
El presupuesto es una parte clave de cualquier plan operativo, y el plan operativo debe responder a la pregunta "¿Cuánto costará todo esto?" Por lo tanto, los fundadores deben conocer algunos consejos sobre presupuestos.
La mayor parte del gasto de la mayoría de las empresas se destina a los empleados. No siempre es así, pero es una regla empírica útil, especialmente porque los fundadores a veces subestiman el costo total de incorporar nuevos empleados. No solo se deben considerar los salarios, beneficios y contribuciones a la seguridad social, sino también el hardware, software, licencias, gastos de viaje y cualquier otro costo necesario para los empleados. Muchos gastos están directamente relacionados con el número de empleados, por lo que al elaborar el presupuesto, se debe modelar en función de esto.
Un aspecto relacionado es no olvidar planificar la equidad de la misma manera que se planifica el efectivo. La gestión de la equidad por sí sola podría dar lugar a un artículo separado, pero al elaborar un plan de contratación, también debes presupuestar la equidad relacionada que planeas otorgar. Si tu proyecto emite tokens a los empleados, el mismo principio se aplica. En resumen, es crucial tener un conjunto de principios de compensación claros y completos. Los errores cometidos en las primeras etapas tienden a amplificarse con el tiempo.
Distinguir entre costos fijos y costos variables para entender la flexibilidad del presupuesto. Necesitas saber qué partes del presupuesto se pueden ajustar y cuáles no. Supón que la próxima semana debes reducir un 30% de los costos, ¿sabes por dónde empezar? O supón que la empresa está creciendo y quieres aumentar la inversión, ¿sabes en qué áreas es razonable aumentar la inversión? Para las startups, esto puede ser un poco difícil, ya que hay menos variables. Pero cuanto más comprendas estos factores de ajuste del presupuesto, más fácil te resultará tomar decisiones.
Consejo adicional: negocie con los proveedores y prestadores de servicios siempre que sea posible, evitando firmar contratos a largo plazo para mantener la flexibilidad.
La planificación de escenarios es tu amiga. Cualquier presupuesto que elabores puede tener desviaciones, solo que la magnitud de la desviación varía. Incluso las empresas maduras son así, porque hay demasiados factores que un presupuesto no puede abarcar. Por lo tanto, no te aferres a un escenario ideal futuro para la empresa, sino utiliza la planificación de escenarios para enfrentar con calma las diversas posibilidades futuras, y asigna probabilidades y rangos de confianza correspondientes a cada escenario. ¿Qué factores podrían tomarte por sorpresa? ¿Qué cambios podrían alterar el modelo actual de la empresa? Por ejemplo, si enfrentas incertidumbre regulatoria, ¿cómo se vería la empresa bajo diferentes resultados regulatorios? Considera el presupuesto como una herramienta de aprendizaje y planificación, utilizada para discutir y aclarar diversas oportunidades e incertidumbres.
Las reservas de efectivo deben ser suficientes para mantener las operaciones durante al menos 6 meses. Los fundadores a menudo se ven sorprendidos por los problemas de consumo de efectivo. Supongamos que tu empresa tiene dos años de reservas de fondos, pero no tiene un plan operativo que guíe. Quizás para fin de año, te des cuenta de que has contratado a 5 personas de más y que el progreso del producto se ha retrasado 6 meses. De repente, tus fondos solo son suficientes para mantener las operaciones durante 6 meses. A menos que puedas monitorear bien el consumo de efectivo, tu energía se centrará completamente en la obtención de financiamiento o en la reducción de costos. Incluso si logras obtener nuevos fondos, completar la financiación puede llevar más tiempo del que esperas, y además incurrirás en costos legales. Sin mencionar que cuanto más cerca estés de agotar los fondos, menos poder de negociación tendrás.
La clave para evitar problemas de flujo de efectivo radica en controlar el presupuesto. Como fundador, no debes ignorar esta responsabilidad. Aunque puedes delegar el trabajo real a otros miembros del equipo, aún deberías comunicarte mensualmente para comparar el consumo de fondos esperado del mes con el consumo de fondos real. ¿Hay una diferencia significativa entre el consumo de fondos real y el consumo de fondos esperado? Si la hay, ¿qué necesita ser mejorado o ajustado? ¿Tu consideración de costos es incorrecta? ¿O es solo un problema puntual?
Para los fundadores, una herramienta útil es el "presupuesto base cero". Actualmente, muchas empresas basan su presupuesto para el próximo año en el presupuesto actual, ajustándolo en un 10%. Aunque este método es más simple que algunos otros, no favorece un análisis profundo de las necesidades actuales de la empresa. El presupuesto base cero requiere que empieces desde cero y consideres cuidadosamente los gastos reales de la empresa para el próximo año. Su ventaja es que debes encontrar una justificación razonable para cada gasto, en lugar de simplemente continuar con el presupuesto del año anterior. Esto te ayuda a dirigir el presupuesto de manera precisa hacia lo que la empresa realmente necesita en este momento.
En cuanto a la gestión de fondos, especialmente para los fundadores en el ámbito de las criptomonedas: es muy importante establecer una política de inversión que proporcione principios orientadores para la gestión de fondos. Aunque tu capacidad para asumir riesgos generalmente depende de la situación de tus reservas de capital, siempre debes recordar que la prioridad es preservar el capital.
¿En qué modelo de operación se encuentra tu empresa?
No hay un marco absolutamente correcto o mejor para elaborar un plan operativo. Cualquiera que elijas, siempre que te ayude a resolver los problemas centrales del plan: quién está haciendo qué, cuándo se completará, cuánto costará y cómo se medirá.
Sin embargo, antes de elegir un marco, debes determinar en qué tipo de modelo operativo te encuentras, ya que el modelo operativo determina tus prioridades. Puedes determinarlo a través de una serie de preguntas:
1, ¿Tu empresa todavía necesita financiamiento?
La respuesta probablemente sea "necesidad", porque la mayoría de las empresas que aceptaron financiamiento de riesgo en sus inicios volverán a buscar financiamiento, aunque hay algunas excepciones. Si tu empresa ya es rentable, eso es excelente. Aún necesitarás un plan operativo, pero el financiamiento puede no ser un factor limitante principal. Si aún no eres rentable, sigue revisando las preguntas a continuación.
2, ¿tus reservas de fondos pueden mantenerse por más de 12 meses?
La idea principal es que, si la reserva de fondos puede mantenerse durante más de 12 meses, es posible que el plan de este año no incluya financiamiento. Tal vez tus prioridades sean desarrollar un producto o formar un equipo. Pero si la reserva de fondos es inferior a 12 meses, el plan operativo debería incluir financiamiento, reducción de costos, búsqueda de socios estratégicos y oportunidades de inversión, o todo lo anterior. También es posible que necesites examinar detenidamente los gastos y buscar formas de mejorar.
3. ¿Qué objetivos necesitas alcanzar si necesitas financiamiento?
Debes tener claro qué hitos necesitas alcanzar para convencer a los inversores de participar en la próxima ronda de financiación. Los hitos adecuados dependen de la situación de la empresa y de la ronda de financiación que deseas realizar, por lo que es mejor discutirlo con tus inversores. Por ejemplo, puedes pensar que lanzar un producto te permitirá obtener más fondos, pero los inversores pueden querer ver primero la adecuación del producto al mercado.
A continuación, piensa en qué recursos se necesitan para alcanzar estos hitos. Mira qué personas necesitas contratar, así como qué otros pasos debes tomar y cuánto tiempo crees que va a llevar. Enumera estos costos en una hoja de cálculo, ¿tienes suficiente efectivo en tu cuenta bancaria para cubrir estas necesidades? Si no, considera qué variables puedes ajustar para lograr el equilibrio financiero. ¿Ayudaría ajustar el orden de las actividades? ¿Cambiar las prioridades actuales de la empresa?
Una vez que se hayan determinado los recursos, considere reclutar o invertir en esos recursos, ¿cuánto tiempo puede mantener su reserva de fondos? Luego pregúntese: ¿con la situación de efectivo actual de la empresa, es suficiente esta reserva de fondos? Si es suficiente, entonces tendrá una base sólida para desarrollar un plan operativo. Si no es suficiente, necesitará reevaluar la contratación, la inversión o las áreas clave y ajustar el plan de forma iterativa.
Por último, establezca algunos indicadores para monitorear el plan de operaciones, a fin de entender si el plan es efectivo. Es importante que el monitoreo tenga un período fijo y se realice de manera regular.
Plantilla de objetivos operativos
La siguiente hoja de trabajo puede ayudarte a esbozar tus objetivos operativos de manera preliminar. Una forma es determinar primero los objetivos anuales y luego retroceder para identificar las tareas que cada trimestre, cada departamento e incluso cada persona necesita completar. La clave es escribir las ideas, porque si intentas recordar todo el plan operativo en tu cabeza, es muy probable que se te pase algo por alto.
A continuación se presenta un ejemplo sencillo de un sistema de medición para rastrear el progreso de los objetivos. Con los indicadores rojo / amarillo / verde, puedes informar brevemente sobre los objetivos que van bien y los que son motivo de preocupación en la reunión semanal del equipo de liderazgo. En este ejemplo, podrías decir que no hay problemas en el área de productos, que hay un pequeño problema en marketing pero que no es preocupante, y que hay un problema grave en ingeniería que necesita ser discutido por el equipo para encontrar una solución. Claramente, este sistema no es complicado, y esa es la clave: encontrar una manera que permita monitorear el plan de operaciones y hacer responsables a los involucrados.
Es crucial elaborar un plan de operaciones empresarial, pero no es necesario obsesionarse. Debe centrarse en el contenido y no en la forma, asegurándose de poder responder algunas preguntas simples, como quién hace qué, cuándo se completa, cuánto cuesta y cómo se mide. Una vez que logre esto, tendrá una base para medir su rendimiento y podrá monitorear en cualquier momento si el progreso de la empresa se ajusta al plan.